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汉信码在档案数字化转型中的应用

发布时间:2024年05月24日 来源:中国自动识别网 作者:徐秋萍

随着社会信息技术的飞速发展,档案管理的重要性得到广泛认可,在积极提升档案管理质量的过程中,档案数字化管理模式的建立也逐渐被人们重视。
档案工作是各行业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录,是企业历史的载体和生产经营活动的真实反映,是技术知识成果和文化与价值观的积累,更是核心信息资源和重要资产。长期以来,档案资料管理固守传统模式,一般用纸质文档存储在档案室中,这种方式存在诸多问题,如存储空间占用大、检索效率低、易受损、安全性差等,限制了档案的利用和管理。做好档案管理有助于各行业强化技术和知识储备,保护知识产权和商业秘密,增强抵抗风险的能力。
随着信息技术的快速发展和互联网的普及,档案数字化转型成为了档案管理模式的重要发展趋势。只有实现档案数字化,才能冲破档案利用的局限,使档案管理工作从封闭走向开放,从档案的保管和利用向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。
 
一维条码与二维码编码区别
目前,档案管理逐步把纸质档案模式转变为用一维条码来管理。一维条码由于容量有限,一般最多只能表示ASCII字符集及有限的字符串长度,很难表示汉字、图片、声音等信息,而二维码可存储信息多而全,通过字节流中间的转换可以表示所有的信息。二维码可对不同字符信息采用不同编码模式,编码结构是无限的信息组合。汉信码是我国自主研发和拥有自主知识产权的二维码码制,看起来与QR码有些相似,汉信码实现了对全部中文字符的支持,是现在唯一全面支持18030编码层级的码制,其汉字标识识读效率也是最高的。汉信码能够用较少的面积,表示更多的汉字信息,在应用中使用便捷;还具有非常高的安全性,采用了多种技术和算法来保证信息的安全性和完整性,拥有使用复杂的编码和加密算法、抗干扰能力强、信息容量大、适用范围广等特点。这些特点使汉信码成为一种高效、可靠、安全的二维码技术,如图1所示。
图1 汉信码
 
汉信码在档案管理数字化建设中的应用
汉信码作为我国完全自主创新的一种二维码码制,其九项技术专利成果均归中国物品编码中心(以下简称编码中心)所有。编码中心在汉信码研发完成之初,即明确了汉信码专利免费授权使用的基本原则。汉信码拥有的《纠错编码方法》《数据信息的编码方法》《二维条码编码的汉字信息压缩方法》《二维条码符号的生成方法》《二维条码符号转换为编码信息的方法》《二维条码图形畸变校正的方法》《汉信码的物流信息编码方法、装置及设备》《字符串编码的方法和装置》《编码方法、装置、设备及计算机可读存储介质》九项核心发明专利,全部免费公开,使用汉信码不存在任何专利问题,没有任何的专利风险与专利陷阱。汉信码可以收集、存储和分析海量的需求数据,根据不同行业对档案的查询习惯和需求,提供更符合企业的内容和体验,充分展示了档案数字化的价值,有利于形成良好的档案数字化建设氛围,推动档案数字化相关工作科学有序进行。使用汉信码有助于提高档案信息的收集、识别、统计、分类、编目和检索效率,基于数据分析与整合,预测今后发展趋势,并围绕数据关联性信息,挖掘其中的隐含信息和有价值信息,为决策层和管理层提供参考依据,不仅确保数据分析的准确性,还能控制时间、人力、资金、档案管理成本和安全等。
汉信码在档案管理中包含以下应用:
·在档案数字化管理过程中,可以根据企业需求记录和浏览数据,对档案进行标识和编码,以便快速、准确地采集档案信息。
·作为数字化档案检索的关键字,可以帮助用户快速找到所需档案,提高检索效率。
·用数字化档案的存储和管理索引和标签,将大量的档案信息分类、整理和存储,还可以用于数据的备份和恢复,以确保信息的安全和完整性。
·可以实现数字化档案的快速传输和共享,提高信息利用效率。
·汉信码具有高度防伪性,难以被复制和伪造,可以作为防伪鉴别的重要手段,确保数字化档案的真实和可靠性。
 
建立档案管理系统,完善档案资料数据库
纸质档案转化为数字化存储时,可以将纸质档案信息进行编码生成汉信码,通过汉信码的编码技术和数据库管理,在数字化档案中实现信息保密、防伪功能,也可以用于数字化档案的数据传输和备份,保证数字化档案的真实、可靠、安全和完整性。
引入汉信码技术  首先需要了解汉信码的使用方式,包括其编码规则、解码方法以及如何在档案管理中应用等。通过原始信息、信息码字序列、“信息+纠错序列”、码图排布、符号掩膜生成最终符号,并将输入的数据进行分类,不同类型的输入数据需要采用不同的模式进行编码。汉信码支持数字模式、文本模式、汉字模式、二进制字节模式、常用汉字一区模式、常用汉字二区模式、GB 18030—2022《信息技术 中文编码字符集》双字节区模式、四字节区模式、ECI模式、Unicode模式、GS1模式和URI模式等。
建立档案管理系统  建立一个适合档案管理需求的汉信码应用系统,包括汉信码的生成、打印、扫描等。编码时,需要将输入数据分成一种或多种编码子序列,对每个编码子序列进行编码,根据所选择的编码模式,采用相应的编码算法进行编码,生成汉信码。
确定档案信息采集标准  根据档案管理的要求,确定需要采集的档案基本信息类型和格式。
汉信码生成与打印  将采集到的档案信息按照编码规则生成汉信码,并将汉信码打印、存储在电子设备或介质上。
汉信码扫描与解码  在需要查询档案信息时,可以通过专用的扫描设备识读汉信码,将其解码后得到档案信息。
建立数据共享平台  通过建立数据共享档案管理平台,如云端存储或内部数据库等,实现信息的广泛交流与共享。
规范档案管理程序  采用统一的项目格式,对管理模式及工作程序进行规范,实现数据标准化、程序化的档案管理。
我国的事业单位和政府部门大多采用集中化的档案管理模式,而在企业中常采用的是分散化的管理模式。在这两种管理模式下,电子档案与纸质档案在相当长的一段时间内仍然并存,工作方式也是计算机管理和手工操作相结合。这样的结合需要建立两个互相独立且交融的管理系统,有时无法两头兼顾则丧失了档案工作的意义。然而,数字化时代档案信息管理技术和档案知识管理模式伴随着科学技术的发展而不断得到改进和优化。因此,我们需要全面支持数字档案管理模式的改革和发展,让其成为建设数字中国、推进中国式现代化的重要引擎。汉信码在档案管理中的应用让社会资源得到充分利用和开发,其优秀的性能和效率在档案数字化转型中具有广阔的应用前景。
 
 作者单位:中国物品编码中心贵州分中心
《中国自动识别技术》2024年第2期总第107期

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