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GS1系统+二维码 助力企业固定资产管理信息化

发布时间:2020年01月13日 来源:中国自动识别网 作者:王嘉 李军梅

固定资产管理是企业经营管理的重要组成部分,是提高经济效益的重要途径之一。固定资产是企业的生产工具之一,无论是国有企业、股份制企业、民营企业还是其他所有制的企业,其固定资产结构、状况及管理水平是影响企业竞争力的重要因素。
固定资产在企业资产总额中一般占有较大的比例,确保企业资产安全、完整、意义重大。一个企业的良性发展,固定资产尤为重要,固定资产管理是企业管理中的一个重要组成部分。固定资产具有价值高、使用周期长、使用地点分散、管理难度大等特点。固定资产管理的好坏直接关系到企业的正常经营发展。因此如何正确、合理、高效地管理固定资产、核算固定资产,保证其安全完整,将对企业的资源配置、能否正常运行起到决定性作用。同时固定资产管理也是企业财务工作管理的一个重要组成部分,采用GS1+二维码对固定资产进行唯一标识,利用二维码技术完成固定资产的日常管理、盘点核查等工作,实现了对固定资产实物生命周期和使用状态的全程跟踪,从技术上最大限度地保证了资产的帐实相符,提高了固定资产管理人员的工作效率。
 
固定资产管理现状
企业每年都投入大量的金钱来购置各种资产,但是随着时间的推移,很难及时、清楚地知道企业及下属机构拥有多少资产,它们分布在哪些部门以及存放在何处、谁在使用、状况如何。并且固定资产的利用效率低,重复购置现象严重。员工离职或工作变动时资产交接不完整,经常存在无法快速完整地查清此人手中保管的资产,从而造成资产的流失。责任人不明确,核查和盘点工作量大,出错率较高,给资产管理部门带来了很多工作困难和错误。经常存在帐物不符、帐面价值与实际价值存在出入等现象。以上问题,传统的手工管理方式和一般的固定资产管理软件都无法解决。固定资产管理引入二维码技术,有效解决了固定资产的管理难题,不仅为单位节约了大量的资金,而且为提高单位的生产经营效益提供了重要的后勤保障。
 
GS1全球统一标识系统及编码体系
GS1 全球统一标识系统(以下简称“GS1系统”)是以对贸易项目、物流单元、位置、资产、服务关系等的编码为核心,集条码和射频等自动数据采集、电子数据交换、全球产品分类、全球数据同步、产品电子代码(EPC)等技术系统为一体的开放的标准体系,如图1 所示。
这套系统由国际物品编码协会(GS1)制定并统一管理,已在世界 150 多个国家和地区广泛应用于贸易、物流、电子商务、电子政务等领域,尤其是日用品、食品、医疗、纺织、建材等行业的应用更为普及,已成为全球通用的商务语言。 
图1  GS1系统标准编码体系
 
GS1 系统作为全球的标准体系,具有如下特征:系统性、科学性、全球统一性和可扩展性。
在该系统中,编码体系是整个系统的核心,它实现了对不同物品的唯一编码,然后将供肉眼识读的编码转化为可供机器识读的数据载体,如条码符号等,最后经自动数据采集技术(ADC)获得的数据通过电子数据交换(EDI&XML),以最少的人工介入,实现自动化操作。
GS1系统的编码体系,如图2所示,其中附加属性代码不能脱离标识代码独立存在。 
图2  GS1系统编码体系
 
固定资产编码方案
GS1系统提供了一种标识资产的方法,标识资产的目标是把一个物理实体作为一个资产项目标识。
全球单个资产的标识GIAI的结构,如图3所示。
图3  单个资产的标识GIAI结构
 
资产标识符由资产标识代码和一个可选择的系列号组成。资产标识代码由分配该资产标识符公司的GS1厂商识别代码和资产类型代码组成。
本文采用的编码方案为GIAI编码。数据由一组21位数字组成,AI+厂商识别代码+固定资产大类+设备小类+流水号进行编码,如图4所示。
图4  编码结构
第一部分AI由4位数字组成,标识数据含义与格式的字符。
第二部分厂商识别代码由9位数字组成,由中国物品编码中心负责分配和管理,由企业注册成为中国商品条码系统成员,拥有自己资产编码的权利。
第三部分资产编码由8位数字组成,由企业按照固定资产大类2位+设备小类2位+流水号4位。
 
二维码的特点与优势
二维码是迄今为止最经济实用的一种自动识别技术。条码技术具有输入速度快、可靠性高、采集信息量大、灵活实用等优点。二维码是一种由点、空组成的阵形条码。它不需要数据库的支持就可使用,实际上是一种高密度、高信息量的便携式数据文件,具有信息容量大、编码范围广、纠错能力强、译码可靠性高、防伪能力强等技术特点,可广泛应用于各个领域。二维码依靠其庞大的信息携带量,能够把过去使用一维条码时存储于后台数据库中的信息包含在条码中,可以直接通过阅读二维码得到相应的信息,并且二维码还有错误修正技术及防伪功能,增加了数据的安全性。
二维码分为两大类:一类为行排式,另一类为矩阵式。常见的二维码为:PDF417条码、Code49、QR码、Data Matrix、汉信码等,如图5所示。
图5 常见的二维码
 
二维码目前已经在资产管理、证件管理、执照年检、报表管理、票务管理、银行票据管理等众多行业取得推广,为我国信息产业的发展和现代化的经济建设带来强大动力。通过二维码技术,对固定资产实物生命周期进行监管,改变固定资产清查数据的采集方式,提高清查效率和准确率。使单位资产管理人员更轻松、有效地进行管理,快速查询、统计固定资产情况,实现资源合理配置,为领导决策提供科学准确的依据。本文固定资产管理系统采用的是QR码。
 
用二维码进行固定资产管理系统的设计
对于一个单位来说,各种设备及表单众多,而固定资产管理者肩负着单位内设备的安排、设备耗损、报废等保护责任,这就要求固定资产管理者首先了解单位固定资产的明细,并结合各个部门、科室进行安排,根据实际情况对单位内的固定资产进行管理,对单位登记在册的设备资料进行添加、修改、删除等。还可以通过单位部门、设备名、设备号、价格、型号等随意进行查询,另外系统提供二维码生成和打印功能。
新购置固定资产后,资产管理人员对资产进行验收入库,进入系统逐项录入资产信息,每台(件)资产可由系统生成二维码,通过条码打印机打印并粘贴在固定资产上,盘点固定资产时,通过二维码手持识读器扫描,管理人员在识别器的显示屏上可直接阅读资产上的二维码信息,进行资产核查。二维码识读器中的数据实时传输至计算机,实现数据的互联互通。
本系统基本涵盖了固定资产管理的主要需求,具有完善细致的功能、友好的用户界面、强大的数据处理功能和完备的安全机制,广泛全面的查询功能。 
系统特色:
设置系统用户登陆功能,即时对系统数据进行安全设置与保护。
友好的用户界面,业务操作简单,进入系统即能使用。
成熟先进的技术和系统架构,采用先进的数据库访问方式,数据更安全,性能更稳定。
强大的数据处理能力和开放的数据接口,提供数据保护和控制方式,确保数据的安全可靠。
系统每种操作都可以通过菜单进行,操作快捷、方便、易懂易会。
固定资产管理系统,是根据XX企业固定资产系统,效率低,准确性差,对业务人员要求高等问题,提出了基于二维码管理的固定资产管理系统。其功能性需求主要包括:
管理设备:提供设备的增、删、修改等功能。
查询设备:提供设备的状态、数量等的查询功能。
管理报表:提供设备、部门、注销以及折旧的报表的管理功能。
维护数据库:提供数据库的备份、整理功能。
管理用户:提供用户的增加、删除、修改功能。
二维码生成和打印:提供系统生成二维码,通过条码打印机打印功能。
管理系统(含更改登录口令):提供修改登录密码,退出系统等系统管理功能。系统的总体结构,如图6所示。
图6  系统总体结构
 
二维码标签生成与打印
二维码的标识还需要有生成设备,条码的生成主要有两种方式:印刷和专用条码打印机打印生成。印刷方式主要是胶印机通过电脑作图直接印刷。专用条码打印机方式是目前用的最多的方式,因为条码打印机方式的随机性、可变化性都比较大,更适合品种多、批量少、变化快的行业使用。
此外二维码标签的承载体对于二维码技术的应用也是非常关键的一环,它分为:普通、防水、耐高温、耐寒等等。根据固定资产的特点,本系统采用PVC、PET材料,PVC、PET纸是选用无背胶的PVC(乙烯基)材料,具有良好的防污、防刮、耐高温等性能,其厚度应选择50μm至180μm。
固定资产管理是一项十分重要且过程复杂的工作,通过GS1系统中二维码来设计固定资产管理系统,实现固定资产合理利用和有效管理目标,推动固定资产管理工作向信息化、标准化、科学化发展。
 
参考文献:
[1] 编撰小组. 全球统一标识系统 GS1通用规范. 中国物品编码中心. 2011
[2] 条码技术与应用.清华大学出版社 2018
[3] GB/T 18284-2000《快速响应矩阵码》(QR code).
[4] GB/T 23833-2009《商品条码 资产编码与条码表示》       
(作者单位:王嘉 北京标准化研究院/李军梅 中国物品编码中心)
《中国自动识别技术》2019年第6期总第81期

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