主办单位:中国物品编码中心 | 中国自动识别技术协会 | 《中国自动识别技术》杂志社

设为首页 | 加入收藏 | 关于我们

  行业应用  正文

浅析高校条码管理固定资产

发布时间:2023年04月04日 来源:中国自动识别网 作者:孙小霞 黄国烜

近年来,随着信息技术的不断发展,条码技术已在商业、邮政、图书管理、仓储、交通等领域逐渐发展。高校引入条码技术,对固定资产进行管理,会对提高内部管理有很大帮助,也为管理人员提供更科学的决策依据。
固定资产管理是企事业单位日常管理的重要组成部分,是保障各项工作顺利开展的重要物质基础。如何对不断增加的固定资产设备加强管理,是高校、医院等企事业单位面临的重要问题。由于盘点工作量大,信息反映不及时,经常导致资产重复购置,使企业成本大幅增加,影响企业效益。
条码标识能够赋予每一台设备特定的“身份证”,对设备进行全面综合性的跟踪和管理。利用条码技术可大大提高高校固定资产设备管理的效率,节约人力物力,提高设备管理的可靠性和准确性。为解决资产管理中经常出现的实物与账务账目不符的情况,对固定资产管理存在的盲区起到关键作用。
 
固定资产管理中存在的问题
固定资产具有种类多、数量大、使用周期长、价值高、使用地点分散等特点,管理难度极大。
很多高校目前仍然依赖手工记账的管理方式,由于管理单据多、盘点工作量繁重,需占用大量的人力物力,而且固定资产的历史操作和资产统计工作异常困难,导致资产流失和重复购置,大幅增加了单位的成本。固定资产缺乏中间跟踪管理,没有固定资产的历史记录,如安装、移动、调拨、报废、维修等信息。存在账、卡、物不相符合,难于满足现代管理的需要,由于缺乏有效的资产实物的日常管理手段,即使单位花大力气进行了资产清查,没多久,账实不符的情况又会重新出现,因此,必须有一套有效的管理手段对实物进行管理。
 
条码技术的优点
近年来,随着手机智能化及摄像功能的日益提高,以“摄像”识别为基础的二维码,开始进入大众应用领域,通过手机的摄像头,普通人可以轻松获取二维码信息,可以自动获得上网服务等。因此,二维码技术的成功应用,将会极大地推动我国上述领域的信息化水平,提高管理效率,获得大量社会经济效益。
汉信码是一种全新的二维矩阵码,由中国物品编码中心牵头组织相关单位合作开发,完全具有自主知识产权。相比于国际上其他二维码,更适合汉字信息的表示,而且可以容纳更多的信息。汉信码在针对固定资产管理时,具有如下特点:
制作简单  条码标签易于制作,对印刷技术设备和材料无特殊要求,扫描操作简单易行;
超强的汉字表示能力  支持GB 18030《信息技术 中文编码字符集》中规定的160万个汉字信息字符;
汉字编码效率高  采用12比特的压缩比率,每个符号可表示12~2174个汉字字符;
信息密度高  可以用来表示数字、字母、汉字、图像、声音、多媒体等能够二进制化的信息;
信息容量大  可以将照片、指纹、掌纹、签字、声音、文字等可数字化的信息进行编码;
支持加密技术  是第一种在码制中预留加密接口的条码,它可以与各种加密算法和密码协议进行集成,因此具有极强的保密防伪性能;
抗污损和畸变能力强  可以被附着在常用的平面或桶装物品上,并且可以在缺失两个定位标的情况下进行识读;
修正错误能力强  采用世界先进的数学纠错理论,采用太空信息传输中常用的Reed-Solomon纠错算法,使得汉信码的纠错能力可以达到30%;
符号无成低  利用现有的点阵、激光、喷墨、热敏/热转印、制卡机等打印技术,即可在纸张、卡片、PVC甚至金属表面上印出汉信码。由此所增加的费用仅是油墨的成本,可以真正称得上是一种“零成本”技术;
条码符号的形状可变  支持84个版本,由用户自主进行选择,最小码仅有指甲大小,如图1所示。  
图1  中国物品编码中心自主研发的汉信码
 
固定资产管理引入条码技术的必要性
由于固定资产使用地点分散,即使在管理系统的支持下,固定资产标签的制定、填写、打印、粘贴、资产状态跟踪、盘点等工作的性质和工作量并没有得到改变和改进,固定资产管理依然是手工和计算机管理相结合。因此,需要引入条码技术来有效解决固定资产数据分散采集输入的瓶颈难题,这样才能将固定资产管理系统的功能最大化地发挥出来。
 
如何把条码技术引入固定资产管理
打印固定资产条码标签
取消手工书写或普通打印机打印的固定资产标签。在原有固定资产编码的基础上,用条码符号把固定资产编号表现出来,使用专用的条码打印机打印出特殊介质的固定资产标签。专业的条码打印机可以打印PET、PVC等薄膜类特殊介质,因此可以选用防水、防油污、防撕裂的PET标签纸,保证固定资产标签长期保存和清晰。
将带有条码信息的标签粘贴固定资产上
根据物品通常摆放位置,将带有条码信息的标签粘贴在固定资产上便于观察、易于粘贴保管、醒目不易磨损之处,方便查看。
条码扫描数据终端进行固定资产现场管理
固定资产分布在单位的各个部门和场所。固定资产的跟踪和盘点,必须到现场进行数据采集、录入。管理员配备具有条码扫描功能的手持数据终端。信息录入包括状态、使用部门的改变和其他备注信息。在现场也可查询相关信息(将系统中的数据提前下载到手持终端中)。
数据的上传与同步
将现场采集的数据上传到固定资产管理系统中,自动更新系统中的数据。同时,也可以将系统中更新以后的数据下载到手持终端中,以便在现场进行查询和调用。
 
财务部门运用条码技术对固定资产管理所起到的作用
优化固定资产管理流程,解决财务管理问题
条码管理是在固定资产引入时贴上条码,再对固定资产的名称、规格型号、价值、入账时间等各类信息进行采集,将每一个设备的具体信息存入条码。然后在固定资产管理部门、财务部门、资产使用部门等管理环节上分别安装统一的条码管理识别系统,其中资产管理部门可设置不同部门对固定资产的使用、查询权限。以后不管该设备转移到什么地方,都可进行设备的追溯,及时的进行财务核算和管理,从而解决人工管理财务不清的问题。
全程跟踪固定资产,解决人工管理混乱问题
运用条码系统,记录下固定资产的整个使用过程并随时生成关于固定资产的报表或数据,从而对固定资产的流向、使用、磨损、折旧等进行动态全过程的跟踪,而且条码系统对所有固定资产按照其状态进行分类,极大的提高管理和使用效率。
通过手持设备进行盘点,提高盘点效率
条码系统提供的手持扫描设备,可实现对任何固定资产的随时查询。因而固定资产的盘点工作只需要在系统中进行设备的自查,应用手持终端扫描条码对设备的状态进行确认,通过复核便可实现对资产的财务状况、使用情况、盘亏盘盈的清查,降低错误率,提高盘点效率,如图2所示。
图2  固定资产条码信息系统结构图
 
条码技术在固定资产管理中必将发挥更加重要的作用,从管理流程等方面实施系统化管理,资产管理工作可建立在全面、可靠、高效的信息化系统之上,依据信息技术提供的信息和数据进行决策的制定,实现管理的高效率、高水平、高准确率。
 
 
孙小霞 黄国烜
 作者单位:孙小霞/贵州医科大学
 黄国烜/贵州省标准化院
《中国自动识别技术》2023年第1期总第100期

延伸阅读:

声明:

    凡本网注明“来源:中国自动识别网、《中国自动识别技术》、《条码与信息系统》”的所有作品,版权均属于中国自动识别网、《中国自动识别技术》、《条码与信息系统》, 未经本网授权不得转载、摘编或利用其他方式使用上述作品。已经本网授权使用作品的,应在授权范围内使用,并注明“来源:中国自动识别网、《中国自动识别技术》或《条码与信息系统》”。违反上述声明者,本网将追究其相关法律责任。
    凡本网注明“来源:XXX(非中国自动识别网、《中国自动识别技术》、《条码与信息系统》)”的作品,均转载自其他媒体,转载目的在于传递更多信息,并不代表本网赞同其观点和对其真实性负责。文章内容仅供参考。 如因作品内容、版权和其他问题需要同本网联系的,请将内容传真至010-84295675,以便本网尽快处理。

高端访谈 更多>>
商品二维码 全球商品通用...
王毅 研究员、中国物品编码中心技术部副主任兼二维码研究室主任,国际自动识别与数据采集技术分委会(ISO/IEC JTC 1/...
物品身份及其编码的本质
张成海 中国物品编码中心主任、中国ECR委员会联合主席、国际物品编码组织(GS1)管理委员会委员及顾问委员会委员、全...
推进我国二维码标准化应...
王毅,中国物品编码中心二维码研究室主任,技术部副主任,研究员,国际自动识别与数据采集技术分委会(ISO/IEC JTC1/S...
AVEVA剑维软件: 信息和智...
数据是数字化转型的关键因素,是企业的重要资产。
杂志专区 更多>>

《2024第1期》

《2024第1期》