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物品编码技术在 人事档案管理平台发挥作用

发布时间:2020年01月13日 来源:中国自动识别网 作者:刘桔 罗磊

随着社会的高速发展,人才流动量越来越大,政府对档案的管理要求越来越高。人事档案记录主要以纸质形式为主,手工劳作是其主要的表现形式。纯手工进行人事档案管理有很多弊端,保密性较差,对于人多或者是人员流动性大的单位,查找或者利用都效率极低,且周期长、不易存储。为了能快速准确地查找到当事人的信息,利用物品编码技术实现档案信息化、自动化、科学化的管理,既能减少档案管理工作人员的数量,也能节省时间和工作成本。
通过二维码管理人事档案能够很好的解决上述问题。中国物品编码中心研发的“汉信码”,对文件加密防伪,容量更大,每平方英寸最多可表示7829个数字字符, 2174个汉字字符, 4350个英文字母。人事档案的内容,可以设计人事档案管理系统平台,通过扫描二维码,确认身份后可以直接通过手机查询或者录入相关数据。
 
利用物品编码技术促进人事档案管理
人事档案管理具体的职责是保管工作单位员工的基本信息,将职工的学历、经验、职称晋升以及工资报表等材料都保存下来,并将这些信息形成相应的报表、文件、图像、视频以及放在硬盘里等。档案会涉及单位开展工作中职员一些具体工作、重要履历及工作凭证,使得档案信息在应用中,具备较高的参考价值。有些单位的人事档案管理具有多元化特点,涉及的信息种类和记录的详细程度更加丰富。因此在管理中,应该将人事档案涉及的管理内容,做出具体有效的优化。基于此,当前人事档案管理工作人员的信息管理任务更加艰巨。
人事档案管理人员扫描二维码对原始的资料进行管理分类,根据内容录入到后台对不合格的资料要求当事人去增补。工作人员还可以通过此平台进行统计分析。工作流程,如图1所示。
图1  工作流程
 
随着大数据时代的到来,虽然当前部分的人事档案实现了电子化管理,但是现代信息技术在人事档案管理中仍然没有得到广泛应用与推广。需要重点解决人才信息共享问题,提升人才信息传送的速度,促使信息利用效率进一步提升,实现信息广泛交流与共享。因此在二维码的基础上建立合理的档案数据库,有利于对档案信息的充分利用。
 
人事档案管理平台系统分析
在二维码的基础上建立数据共享的档案管理平台,同时参照人事档案数据,采用统一的项目格式,对管理模式及工作程序进行规范,最终实现标准化、程序化的管理。利用先进的计算机和信息化大数据工具,建立档案收藏目录,将一些珍贵的影像资料、文字资料进行合理分类,并按照目录进行索引,能极大程度减少查找数据的时间,促使人事档案的利用价值极大提升。简化档案的移交手续,只要通过扫描个人的二维码标签,就可以进入人事档案管理系统,可以在计算机内录入相关数据,如图2所示。
图2   人事档案管理
 
用户登录验证
扫描二维码,进入系统,在系统启动后,会先出现用户登录验证,输入密码,进入系统。密码正确则直接进入系统初始界面,按照用户等级权限进行操作,最高权限的管理员可以为用户设置不同的权限。这样的设计更利于档案资料的保密,防止内部资料外泄。该系统采用多级用户管理模式,用户分为四级:高级管理员、普通管理员、高级用户、普通用户。
档案入库
人事部门管理档案的人员接到通知后,检查核实档案材料的完整性与真实性,接收档案材料。档案入库指新档案入库与旧档案入库。如果是新档案入库,则还需要生成档案编号,并且将新接收的档案重点信息写入档案管理系统,打印出二维码标签并粘贴。标签内记录内容可以包括对应的唯一的档案编号、姓名、部门、出生年月、政治面貌、入校年月等。每本档案入库前需要对二维码标签身份进行验证,只有在被确认为合法标签后才能进行后续的处理,否则就反馈信息给相关部门并且拒绝其入库。
档案出库
指当有职工离开单位需要将档案转出的情况,首先相关部门发提出档案出库申请,经档案管理人员审核通过后,更新数据库数据与电子标签数据由库房管理员将档案从库房送出,并通过机要局将档案转出。
档案盘点
档案管理员拿激活的手持设备进入需要盘点的库房区域进行库存盘点。档案管理员到库房用手持设备读取相关人员的档案,统计出档案数量,更新数据库。二维码技术在档案盘点方面起了很大的作用,管理员只需要用手持设备扫描档案架上所有档案的标签,进入档案管理系统,然后管理员将手持设备上的盘点操作日志上传到管理主机并且记录在主机系统的操作日志中。这样就完成了档案盘点工作,整个过程几分钟就能完成,盘点工作变得轻松快捷。
档案查询
首先档案管理人员分配权限给用户,用户可以根据自己的权限查阅相关的信息。当需要借阅档案时,使用人先提出申请,经人事档案管理人员审核通过可到人事档案室查、借阅自己的档案,还能自动记录、下载借阅信息,档案归还时也有相关记录。它还具有自动报警功能,因此当档案借出后可对档案进行监控,确定档案实际位置是否与系统预设的一致,若信息与系统预设不一至,则会启动相应的报警系统,档案管理人员会立即釆取相应的措施。
其它功能主要包括数据统计、分析和报表打印,比如对退休人员、离退休人员、在职人员进行统计以及报表的打印。这些统计工作全部实现信息化,为统计工作带来了极大的方便。
    刘桔 罗磊
(作者单位:中国物品编码中心贵州分中心)
《中国自动识别技术》2019年第6期总第81期

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