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基于GS1体系的 检验检测实验室管理探讨

发布时间:2020年10月12日 来源:中国自动识别网 作者:高飞达 刘嘉谊 周晓霞

任何一个实验室的优秀管理,都源于建立标准、科学、系统的管理制度,使每一项活动都能得到有效的依据和控制。根据检验检测机构资质评定准则的相关规定,实验室应根据实际情况建立样品编码程序,可按实验室类别、检验类型、样品、检验检测项目等分类编码。信息的传递是管理控制的基础,有效的信息传递,才能使得管理有目的性,不会存在盲目的情况。而其中在管理活动中,编码是信息传递的重要手段。GS1编码系统作为一种统一的信息编码技术,广泛地应用在了许多领域。对整个检验过程的几个关键点——委托协议、检验设备、记录和报告等进行GS1编码,实现整个链条的信息互联、协作、互认。
本文以本机构下设的自动识别技术检测实验室活动为研究案例,用GS1编码标识进行关键节点的编码,可避免重复录入,降低中间环节过多、编码识别不一致所造成的误码率,简化后续信息编写,从而提高检验的工作效率,优化实验室的管理。有效的实现了相互认可和统一管理各检测机构信息,使得检测实验室的自身建设和管理能力得到提升。
通过GS1体系进行唯一的编码,可以对检测实验室关键控制点的数据项进行统一编码,实现检测实验室编码的标准化。
 
国内外研究现状
实验室信息管理系统
现在大多数实验室都使用了实验室管理系统,一般的实验室使用的都是LIMS系统。实验室的管理系统,能有效地提高检验过程中数据录入的效率,保证数据的准确性,通过计算机技术,自动生成标准化的报告模式,为检验人员节省时间,同时,管理系统能够实现查询、统计等功能,方便实验室管理。
随着时代的发展和实验室管理要求的不断提高,对管理体系提出了越来越高的要求。用户希望在开放的网络上使用LIMS。第四代LIMS于2004年上市,它是基于全球互联网技术的新产品。它很容易部署在广域网和互联网上,它可以很容易地使用互联网连接多个地点的实验室。通过互联网,LIMS可以无限扩展其应用范围,支持多个用户。
智慧型实验室
伴随技术革新和企业管理理念的不断发展,物联网技术在智能实验室建设中也得到了一些应用。物联网技术和数据的云存储在检验检测实验室管理过程中的应用,可以提高实验室管理的广度和深度。物联网技术的快速发展给实验室信息管理带来了新的方向,很多实验室的管理部门都开始了实验室智能化建设。目前,主流的智能实验室管理类型主要有以下几种:
(1) 基于RFID的实验室设备资产管理系统。目前,用RFID载体进行实验室设备资产识别管理是目前应用较多的方式之一。基于RFID技术的实验室系统,在整个过程中,对固定资产。实验设备、易耗品等都进行标识管理。实验室在对这些日常使用的资产进行标识时,可以充分应用RFID技术,准确、高效的定位各种资产,还能进行实验室资产的查询统计、新增、维护、删除等工作内容。
(2) 实验室智能视频监控系统。传统的实验室监控只能提供视频采集,视频仅仅是起到监控的作用,不能起到预警和报警的功能。实验室智能视频监控系统区别于以往的监控系统,整个系统通过摄像头获取人员信息,借助移动通信技术、数据库技术,进行智能分析,能够起到一定的预警和报警作用。
(3)开放实验室预约系统。开发实验室的预约系统,企业和客户希望可以在线预约,在核实情况后,进行送样检测,甚至可以通过快递,实现全流程的信息化检验。该系统除了客户的检验预约,还能开放参观预约、领取预约等功能,该预约系统可以加强实验室对客户的服务能力,提高客户满意度,也能够加强实验室与其他检验机构的合作,实现信息共享。
将预约理念引入实验室,借助互联网技术,打破了原来实验室的传统模式,通过各种新的自动识别技术辅助,能有效提高实验室的管理智能化和管理效率,大大提高对客户的友好度。
 
全球统一物品编码
GS1物品编码系统简介
全球统一编码标识系统(简称GS1系统)是一种全球开放的、多领域应用的统一业务语言。GS1系统是在商品条码的基础上开发的,包括编码系统、数据载体、电子数据交换和解决方案,如图1所示。
图1  GS1系统
 
该子系统提供了贸易项目、资产、地点和服务的全球唯一标识。国际物品编码组织负责GS1体系的全球管理,中国物品编码中心负责在中国推动GS1体系的组织、实施和推广。
目前,GS1系统已广泛应用于我国零售、制造、出版、医药卫生、金融保险、物流等领域。
编码体系是整个GS1系统的核心,它是流通领域所有产品和服务的标识。数据载体是编码的表现形式,可使用条码、RFID等载体承载。数据交换是实现系统管理的重要步骤。
GS1系统在检验检测领域应用情况
GS1系统与检验检测、校准、认证行业的融合将是又一次全新的尝试,且目前基本处于初期阶段,全球案例十分稀少。
2018年3月,越南和澳大利亚两家食品检测实验室与区域链基础设施供应商OriginTrail展开合作,将全球认可的GS1编码体系扩展到实验室,以提高食品供应链的可追溯和信任度,实验室内的资产如检验设备、订单文件、科研人员和检测报告结果等都会贴上GS1编码标签。
2018年6月,隶属于印度质量委员会的印度国家印证委员会检测和校准实验室取得新的应用,在资格认证上采用GS1标准的编码规则替代现有的技术,目的在于为了保证数据采集的便捷高效准确,并确保资格认证的安全性。
此前,印度国家印证委员会检测和校准实验室使用的全息标签存在诸多问题,缺少标准化的数据采集导致资格认证结果不可信,由于原来的标签设计缺少一定的标准,相同类型的标签在市场上很容易买到,且购买全息标签,也增加了每年的预算成本。但是,通过引入基于GS1体系的GDTI/QR码解决了这些问题,此外印度物品编码协会(GS1 India)通过这次成功的经验,将GS1标准的编码体系应用于其他资格认证上面,例如印度国家技能发展委员会、印度中等教育中央委员会等颁发的一些资质证书上。
 
基于GS1编码体系的检验检测实验室管理研究
编码方案
检测实验室的标识管理是一个基于商品属性的动态管理过程。根据不同的管理对象,采用不同的属性标识、状态标识,来区分不同的管理对象。对于实验室的固定资产、委托协议、原始记录、企业样品和检验报告,首先对这些对象进行编码,并按标准格式进行唯一性标识。而且,这些编码应涉及到检验的不同环节中。根据实验室人员不同的身份性质,可以将标识分为属性标识以及状态标识两种。属性标识是指资产在整个检验过程中是保持不变的,可进行唯一标识,并可实现追溯性。状态标识是指所标识的资产在检验的过程中,不同的流程或者环节,会出现不同的状态特点。在检验实验室中,主要的编码对象是固定资产、委托协议、原始记录、企业样品和检验报告等,编码标识是管理过程中,对每个实验室的每个资产进行标识,并对资产在检验过程中的状态进行标识,黏贴标签,进行可追溯管理。
为实现对固定资产、委托协议、原始记录、企业样品和检验报告科学规范的管理,实施高效便捷的系统管理,采用GS1编码标准统一赋码是管理系统的基础和核心,为了实验室编码的唯一性以及以后与其他实验室进行共享等,建议每个实验室申请一个厂商识别代码,对自己的内部资产和文件进行资产编码。GS1 编码体系中,综合考虑,笔者建议采用全球单个资产编码方案。根据与GB/T 23833-2009《商品条码 资产编码与条码表示》中对全球单个资产代码(GIAI)代码结构、编制规则和条码表示的要求,制定实验室内部编码方案,如表1所示。
表1  建议编码方案
以编码中心和各分支机构作为例子,每个分支机构的实验室可以申请一个厂商识别代码,然后对实验室内部的资产、记录、报告等进行统一编码,在发放给企业的检验报告中,均以相同的报告编号格式发放,既实现了报告编码的标准化、唯一性,同时也实现了各分支机构报告信息的互认互联。
编码过程
实验室内部可以对内部分类代码进行定义,暂定一个较为直观的方式展示本次编码,如表2所示。
表2  内部分类代码举例
(1)对人员进行唯一标识,并根据每个人员在实验室的职能,规定其操作权限,例如门禁、设备使用权限的管理,在职能实验室中,可通过RFID(工卡),人脸识别等方式进行人员权限管理。人员的编码可以使用序列号,也可以使用员工工号的形式进行编码,编码规则如表3所示。
表3  人员编码举例
(2)资产、文件、记录、样品、报告等,可以参照人员的编码规范进行一一编码,其中通过人员的权限管理,在各个环节,通过自动识别技术,读取每个环节的记录文件的编码信息,将人员和记录进行互联,实现检验过程全流程的监管。
管理系统功能分析
从检测实验室目前的管理情况来看,结合现有实验室的状况,整理出一个检验流程,如图2所示。针对检验流程,对管理系统进行重新设计,让这种管理系统能够更智能化和高效化。系统可以设计如下功能模块:
图2  检验流程图
(1)实验室管理模块。管理员能够管理检验过程,掌握检验情况信息,能够及时地处理信息及查询统计数据。且能够实现实验室的预约检测,要保证客户能够预约检测及查看检测信息。
(2)用户管理模块。可以管理检测人员和企业注册的相关信息,并实现对其身份的权限管理。
(3)数据管理模块。其主要功能是管理后台数据,维护后台信息的安全性。通过GS1标识的唯一性,样品从企业预约检测开始,到检测完成信息发布,到企业查询数据,实现可追溯的链条信息。
(4)设备管理模块,可实现对实验室内检验设备的管理工作。当设备的信息发生了变动,或是设备的使用状态发生了改变都要及时的采取相应的措施。
(5)检测管理模块,检验人员可以通过这个模块完成检验,并实现全环节的信息化处理。
(6)物联网管理模块,其主要功能是实现门禁管理,及时的对进出实验室的相关人员、使用设备的人员进行监控。
对于固定资产的管理,可利用标识系统对资产的各个状态进行标识。对于检测报告等其他技术性文件,也可以利用唯一标识贯彻检验的全过程,实现每一个环节的可追溯、可统计、可查询。
基于GS1编码体系的管理系统将极大地提高实验室的运行效率, 对于文件、记录、报告、检验样品、计量器具这些对象进行唯一性标识,通过一维码、二维码、人脸识别等技术,实现检验过程的自动识别,从而实现采集和统计的高效率管理,大大减少实验室的成本。有助于检验检测实验室未来与其他机构实现信息互认、信息交换,并最终实现机构互联、统一管理等。检验实验室使用GS1编码体系进行记录、报告的编码唯一标识,能确保不同实验室之间的信息既存在唯一标识的区分,又能实现统一标准的共享,能有效地确保不同检验机构之间检验报告的互认。避免了各个机构间因为编码不同,信息无法直接转换对接,不利于同系统业务进行信息交换,实现各实验室统一管理等问题。

广州市标准化研究院 高飞达 刘嘉谊 周晓霞

《条码与信息系统》2020年第5期总第159期

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