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条码技术在标准化项目档案管理中的应用

发布时间:2021年01月14日 来源:中国自动识别网 作者:庞伟 周凯 高洋 秦晓辉

条码技术是利用光电扫描阅读设备识读条码信息并将其输入计算机的技术。条码具有传输速度快、差错率低等优点,通过条码技术对标准化项目档案进行监管,改变档案的采集方式,提高清查效率和准确率,使单位档案管理人员更轻松、更有效地进行管理,快速查询、统计项目档案情况,为领导决策提供科学准确的依据。
 
当前标准化项目档案管理存在的问题
传统档案管理方式存在缺陷。敏感信息存储不安全的风险存在。大部分单位对标准化项目档案信息都没有加密,其中一些标准化项目涉及到个人和单位的隐私或是商业机密,在没有加密的状况下容易被不法分子窃取,为个人和单位造成财产和隐私的损失。
现有档案管理人员无法满足标准化项目档案管理需要。我国很长一段时间都使用纸张作为档案的存储介质,但是随着科学技术的发展,对档案管理人员提出了更高的要求。目前大多数单位对于人事档案的重视度很高,但是对于项目档案管理还是不够重视,项目工作小组并没有配备专业的管理人员,往往由办公室的档案人员对项目进行档案管理,甚至还有项目不建档管理的情况存在。项目参与人员或原有档案管理人员并不具备档案管理知识,只能对一些传统的档案管理方法进行操作,对一些新技术掌握不了,阻碍了条码技术在档案管理中的普及。 
 
在标准化项目档案管理中应用条码技术的迫切性
标准研究院是科研院所,负责标准化研究工作。随着每年标准化项目的逐年增加,长春市标准研究院现在已经拥有近百项标准化项目。为了保证标准化项目的高质量完成,项目参与人员都要经常查阅相关的标准化档案技术资料。标准化项目档案包含内容较多,借阅者通常只借阅部分内容。为了确保档案使用者与管理者的工作便捷性,在标准化项目档案管理中应用条码技术最为迫切。
在一个标准化单位组织中,项目参与人员负责事宜会有变动,但是项目档案管理人员的管理意识较为单薄。在标准化项目的过程中往往只注重结果的档案管理,过程性档案的管理没有及时变动,随着时间的推移,造成档案连续性差、只有部分档案归档的现象。其他标准化项目组成员如果要调用项目档案,则只能逐一询问,这对于项目档案的管理人员来说,工作量剧增。各标准化项目管理小组根据各自的工作特点,采用便于本部门工作的管理方式,形成了各不相同的标准化项目档案管理模式,缺少各部门管理的协调一致性。同时,标准化项目具有价值高、制作周期长、管理难度大等特点,传统的档案管理模式无论从质量上还是效率上,都难以适应业务发展和管理新形势。应用条码技术可以满足标准化项目档案管理的需求。
 
在标准化项目档案管理中的条码设计
条码系统主要用于标准化项目管理中档案管理的各个环节。通过编码设计实现为档案拓展保留足够的发展空间。通过系统设计实现档案的电子化。以条码技术提升档案管理的电子化水平。
编码规则
编码规则建议采用字母和数字组合的结构进行档案编码。例如B0301-2020-02-02-010000共19位。前五位中,第一位是英文字母:G代表国标,H代表行标,D代表地标,T代表团标,Q代表企标;后四位代表科室或项目小组。第6-13个数字用来表示项目建立档案的日期,以年月日的形式呈现也方便工作人员人工查找。最后6位数字用来代表项目中标准和相关资料的档案序号,其中第14-15为用来表示同一日期内建立的不同项目,第16-19位用来表示同一个项目内不同的档案序号。
系统设计
系统设计原则
易使用性。系统设计要简单、实用、易操作。
可靠性。采用高稳定性、高可用性的电子产品,保证系统稳定无误地正常运转。
安全性。档案涉及到相关部门的重要信息,因此系统安全很重要。采用全面的权限管理机制,确保项目档案数据安全管理。
可扩展性。档案管理人员根据实际工作中遇到的问题,不断提出新需求,业务管理进一步深化,因此系统设计要预留足够的可扩展空间。
系统功能
数据录入。数据应包括档案编号、名称、建档人、建档部门、建档日期、接件人、接件日期等。
档案管理。包括档案入库、归架、借出、归还、销毁等。
查询管理。包括按档案编号、建档日期、接件日期、多条件查询等。
打码管理。包括数据生成、数据修改、数据删除等。
系统管理。包括人员、参数、统计管理等。
硬件。包括电脑、服务器、条码识读设备。
 
条码技术在标准化项目档案管理中的应用效果
条码系统是由条码符号设计、制作及扫描阅读组成的自动识别系统。在项目档案管理中应用条码既可以实现档案管理的各项基本功能,同时还能提高管理水平。
功能实现
档案收集。由标准化项目工作小组依据《业务档案管理规定》的相关要求,对项目档案进行收集、整理、立卷和归档。标准化项目实施过程中,比如立项、调研、标准起草、标准修订、项目验收等每一环节完成后都产生一系列文本,每一个文本都赋予一个条码。档案管理人员只需要扫描条码就可以进行档案查询。
档案借阅。实际操作中,标准化工作人员会因为不同的需求而只借阅自己需要的相关资料。档案管理人员根据编码规则快速定位到具体的档案资料,只需扫描档案上的条码即可,还节省了时间。
档案归还。当借阅者使用档案资料时间较长时,未及时归还,同一份档案其他人员在需要借阅时,档案工作人员可快速查找现存档案的归档情况并提醒借阅人及时归还。条码具有唯一标识特性,能够实现档案定位和管理。借阅人归还档案后,工作人员扫描档案袋上条码完成档案归档。
管理效果
工作效率提高。利用档案条码加快了查询速度和准确性,通过扫描枪扫描条码完成纸质档案的借阅与归还,减少人员的工作量,提升工作效率。使用条码后,完全使用设备识读,提高信息准确性,降低工作误差。
规范项目档案管理工作流程。使用条码技术,让档案管理人员的工作更加规范,各环节工作交接清晰,实现流程可视化,每一个档案管理的工作环节都被记录下来,有迹可循。建立档案管理台账,通过工作数据的积累和分析,实现个人工作业绩考察等辅助职能。
节约资源。使用条码管理后,提高工作效率,改善工作流程,配合相关软件系统的应用,实现无纸办公,节约日常开支,降低管理成本,提高工作效率和工作质量。
保证信息更新及时有效。通过条码管理后,借阅信息方便随时更新,利用系统随时查询当前档案借阅的实际情况,督促和提醒管理者及时催还等,降低档案丢失风险的同时帮助档案管理人员及时准确掌握出/入库相关情况。
条码技术在档案管理尤其是像标准化项目这样的领域具有明显的技术优势和良好的发展前景。随着该项技术的日趋成熟,未来条码技术在档案领域中发挥的作用会更加明显。
 
参考文献:
[1]朴晓云.条形码在档案管理上的应用情况分析[J].兰台世界(S2):65.
[2]蒋术.条形码条形码、二维码和RFID在档案管理中的应用比较研究[J].北京档案(8):38-39.
[3]周克娟.现代图书馆的信息处理进程研究——射频识别在图书馆中的应用[J]. 中国管理信息化, v.21;No.374(8):183-185.
庞伟 周凯 高洋 秦晓辉
(作者单位:长春市标准研究院(长春市WTO/TBT咨询中心))
《中国自动识别技术》2020年第6期总第87期

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